4 Phương pháp quản lý khách mời trong event
  • 0909 555 081
  • contact@daixuan.vn
  • T2 - T7: 08:00 - 18:00

4 Phương pháp quản lý khách mời trong event

Tổ chức sự kiện – nghề của những ý tưởng

Bạn đã tự cho rằng mình có thể tự mình tổ chức sự kiện, nhưng với những kinh nghiệm ít ỏi liệu bạn có thể xoay sở được mọi việc theo như ý. Mỗi ngành nghề đại đa số đều phải học và một đơn vị chuyên tổ chức sự kiện sẽ trang bị cho mình rất nhiều kiến thức cần thiết, sau đây Đại Xuân Media muốn chia sẻ tới bạn những phương pháp quản lý cần thiết.

 

Những phương pháp quản lý cần có

 

Xác định số lượng khách tham gia

 

Nếu công ty bạn là công ty đứng ra doanh nghiệp sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi chiếm được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng kết hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi laptop xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời mà cũng có một số sự kiện, công ty đơn vị sự kiện sẽ đảm trách luôn phần việc này. Sau khi liên tưởng với khách mời, chúng ta sẽ có một danh sách hồ sơ với tương đối xác thực số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian sẵn sàng, các bạn nên thường xuyên hệ trọng với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

 

Điều tiết tốt việc check in

 

4 Phương pháp quản lý khách mời trong event

 

Phía trước ở khu vực diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham dự của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, chúng ta nên bố trí một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan hoài nhiều hơn. tuy nhiên, nên có thêm ít nhất nhì PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. tuy nhiên, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với công dụng không giống nhau, tỉ dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng vàng door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

 

Đảm bảo khách tham gia sự kiện an toàn

 

Thông thường những sự kiện được đơn vị tại những phòng hội nghị hoặc những vị trí chuyên công ty hội nghị thì việc bố trí và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. mà nếu theo đòi hỏi của khách hàng, bạn phải thi công một buổi giới thiệu thành phầm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề dễ dàng. Các quán bar hiện giờ có diện tích không to, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và khác lạ là cách sắp xếp ghế ở nể như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn sẽ phải xây dựng một con đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể thuận lợi di chuyển. đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của chúng ta cũng sẽ được an toàn để có thể rời khỏi đó.

 

Trao tiến thưởng away gift và hoàn thành sự kiện trong thứ tự

 

Nếu là sự kiện hội nghị, gala phổ biến thì cũng không có nhiều mối lo âu về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt chí ít là khoảng một nửa số lượng khách tham gia. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân ngã các PG đứng thành hàng, người phát vàng, một hàng khác đứng sau lưng chuyền tiến thưởng lên trên và trao tận tay cho khách mời.

 

4 Phương pháp quản lý khách mời trong event

 

Nhưng với những sự kiện đồng đội với nhiều khách tham gia thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện hoàn thành, hầu hết các khách tham gia đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất tinh vi. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, tiện lợi cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập hợp ra ngoài tương trợ về mặt an toàn. lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời khắc này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra là quá nhiều, khó kiểm soát.

 

Với cách làm việc chuyên nghiệp nếu bạn đang có nhu cầu tạo một chương trình tổ chức lễ kỷ niệm hoặc tìm hiểu thêm về cách tổ chức tiệc trung thu hoặc nhu cầu sự kiện khác, thì bạn có thể liên hệ trực tiếp với công ty chúng tôi để được tư vấn chi tiết.

 

About Post Author

admin

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *